Jangan Buang-Buang Waktu, ini Tips Biar Meeting Berjalan Maksimal

Jika Anda bekerja di kantor pasti tidak asing lagi dengan kata meeting. Ya, meeting merupakan sebuah pertemuan di mana di dalamnya akan diadakan sebuah diskusi akan suatu project atau permasalahan bisa terselesaikan dengan baik. 

Meeting sangat dibutuhkan untuk keseimbangan dalam hal bekerja. Namun, meeting yang terlalu sering juga akan berdampak buruk bagi karyawan. Belum lagi selama meeting ada saja yang bercanda. Ini tentunya akan membuat banyak waktu yang terbuang dan meeting tidak menghasilkan informasi yang maksimal.

Agar hal tersebut tidak terjadi, sebaiknya lakukan beberapa tips agar meeting bisa berjalan dengan maksimal berikut ini yang telah dirangkum Cermati.com dari berbagai sumber, di antaranya: 

Bingung cari Kartu Kredit Terbaik? Cermati punya solusinya!

Bandingkan Produk Kartu Kredit Terbaik!  

1. Penting atau Tidaknya Meeting

Hal yang paling utama adalah mempertimbangkan meeting yang akan dilakukan bersifat sangat penting atau tidak. Jika hal yang akan dibahas hanya berupa update pekerjaan, sebaiknya tidak perlu diadakan meeting. Setiap karyawan dan atasan juga bisa memanfaatkan fitur chatting pada email atau aplikasi chatting lainnya untuk berdiskusi kecil atau update pekerjaan. 

Begitu sebaliknya, meeting perlu diadakan ketika ada permasalahan yang begitu rumit dan perlu adanya ragam solusi yang perlu didiskusikan atau ada projek baru yang sekiranya tidak dapat dibahas dengan hanya sekedar teks. 

Untuk itu, jika Anda menjadi pimpinan dalam kantor harus mampu dalam menentukan apakah meeting yang akan dilakukan akan memberikan dampak yang positif atau tidak bagi karyawan yang terpilih ikut meeting atau perusahaan. Untuk mengetahui hal ini, sebagai atasan juga perlu menyiapkan bahan-bahan meeting tersebut untuk dipaparkan kepada anggota meeting lainnya.

2. Mampu Bekerjasama dengan Baik

kerjasama
Mampu bekerjasama denga baik

Sukses tidaknya kantor atau perusahaan dapat dilihat dari kerja sama yang baik antar individu di dalamnya. Seorang pemimpin atau pimpinan kantor harus mampu mengayomi karyawan- karyawannya, memberikan contoh sikap dan pemikiran yang baik. Begitu  pula dengan karyawan harus memberikan kontribusi yang baik untuk kantor atau perusahaan. 

Untuk itu, dalam meeting tak ada salahnya saling memberikan pendapat satu sama lain guna mendapatkan rangkaian solusi yang terbaik sehingga dapat berujung pada kesepakatan bersama. Namun sayangnya, hingga sekarang ini masih ada saja karyawan yang tidak mau memberikan pendapat atas projek perusahaan yang sedang berjalan. Mereka beralasan pendapatnya tidak bagus atau bahkan tidak diterima dengan baik.

Lebih baik percaya diri harus Anda tanamkan dan sebarkan untuk memupuk tujuan kesuksesan. Tidak ada seseorang yang tidak pintar di dalam kantor. Semua karyawan pastinya memiliki keunggulan di bidangnya masing- masing. Jika kelebihan- kelebihan itu dikumpulkan pasti akan  menjadi power yang besar untuk kemajuan sebuah kantor atau perusahaan.

Baca Juga: 5 Tips Menjadi Pemimpin Ideal yang Disukai Bawahan

3. Menghargai Teman Kerja

Dalam sebuah meeting, pasti harus menghadirkan beberapa orang yang terkait dengan projek atau tim kerja. Anda harus mengetahui dan menghargai posisi atau tempat tinggal teman Anda yang akan diajak meeting. 

Memang benar jika profesionalitas dalam kerja sangat dibutuhkan. Namun, Anda harus menghargai tentang bagaimana teman kerja Anda. Buat jam meeting yang logis dengan tujuan agar teman kerja tidak terlalu terburu-buru karena jam meeting yang terlalu pagi atau juga, buat jam meeting yang tidak terlalu sore.

Jika semua rekan kerja sudah hadir di ruangan meeting, tak ada salahnya saling bertanya apa persiapan untuk meeting sudah lengkap, dan hal lainnya. Dengan begitu, teman kerja akan merasa senang dan dihargai. Hal ini juga akan berdampak baik untuk meeting.

4. Perhatikan Waktu Meeting

jam
Perhatikan waktu meeting

Sering kali masih banyak orang yang tidak memperhatikan waktu meeting. Hal ini tentunya hanya membuat meeting tidak berjalan efisien dan efektif. Jika Anda seorang pimpinan, maka sangat penting untuk membuat berbagai strategi-strategi yang nantinya akan dibahas pada meeting. 

Sehingga nantinya ketika meeting berlangsung pembahasan mengena pada sasaran- sasaran yang diinginkan. Hal ini meminimalisir akan pembahasan yang tidak terlalu penting dan melebar kemana- mana. 

Selain itu, memperhatikan waktu meeting memang sangat penting mengingat setiap orang memiliki kesibukan yang berbeda- beda. Antara orang satu dengan lainnya memiliki jadwal dan pembawaan yang tidak sama.

Untuk itu, hal terbaik yang dilakukan adalah membuat waktu meeting yang efektif yang mampu untuk menjelaskan project yang akan dijalankan serta berdiskusi dengan peserta meeting agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar.

Baca Juga: Tips Pimpin Rapat yang Efektif Agar Karier Cemerlang

5. Ukuran Meeting Diperkecil

Anda perlu mengetahui bahwa rapat yang paling baik adalah rapat yang didalamnya hanya beberapa orang penting dan tidak banyak menghadirkan banyak peserta. Meskipun banyak, biasanya hanya tim saja.

Jika rapat atau meeting dihadiri oleh banyak orang pasti tidak akan berjalan dengan maksimal. Misalnya saja, akan banyak masukan- masukan yang timbul dan membuat waktu diskusi semakin melebar. 

Memang benar jika semakin banyak masukan maka semakin bagus hasil mufakatnya. Akan tetapi, Anda juga harus memperhatikan bahwa tidak semua rapat yang menghadirkan banyak orang akan menghasilkan hasil yang maksimal.

Saling Hargai Pendapat

Yang terpenting agar meeting bisa berjalan lancar, maksimal dan menghasilkan meeting yang berkualitas, yaitu saling bekerjasama dalam menyusun strategi projek atau solusi dari suatu permasalahan dan saling menghargai pendapat antar individu di dalam kantor.

Baca Juga: 5 Rekomendasi Paket Meeting Termurah di Jakarta