Menilik Manfaat Nota yang Bisa Membuat Usaha Makin Menarik Di Mata Pelanggan

Tidak afdol rasanya jika saat membeli produk atau jasa tetapi Anda tidak diberi nota atau struk sebagai bukti pembayaran. Memang, bagi sebagian orang, ada tidaknya bukti pembayaran tersebut tidak memiliki pengaruh yang cukup signifikan. 

Akan tetapi, bagi pemilik usaha itu merupakan hal yang sangat penting. Nota dapat menjadi bukti bahwa bisnis yang dijalankan telah mendapatkan suatu kegiatan transaksi. Sehingga, saat ini banyak usaha yang berani memberikan kompensasi kepada konsumen jika karyawannya tidak memberikan nota. 

Itulah mengapa hampir semua tempat yang melakukan transaksi jual beli menyediakan nota sebagai bukti pembayaran yang sah antara penjual dan pembeli.

Tak hanya itu, nota yang diterima konsumen dapat menjadi bukti ketika barang yang dibeli tidak sesuai dengan pesanan. Sebagai contoh, pembeli menerima produk dengan kualitas yang buruk atau penjual salah mengirim barang. 

Nah, melalui bukti pembayaran tersebut, konsumen dapat mengajukan komplain dan pemilik bisnis harus berani bertanggung jawab.

Dengan mengetahui fungsi dari bukti pembayaran tersebut, Anda tentu tidak lagi meremehkan peran dari nota pembelian terlebih lagi bagi para pemilik usaha. Untuk itu, agar kinerja bisnis Anda berjalan dengan lebih teratur, simak penjelasan mengenai nota berikut ini.

Peran Nota dalam Kegiatan Jual Beli Sebuah Usaha

Sebenarnya, nota memiliki fungsi yang cukup penting, baik bagi pihak pemilik usaha ataupun pembeli. Pasalnya, nota dapat menjadi bukti telah terjadinya transaksi antara kedua belah pihak tersebut. Umumnya, nota dibuat langsung setelah terjadi persetujuan transaksi antara pihak penjual dengan pembeli. Beberapa fungsi nota yaitu:

1. Catatan Barang dan Jasa

Fungsi utama dari nota adalah sebagai catatan dari jenis barang atau jasa yang telah dibeli oleh konsumen. 

2. Menunjukkan Rincian Harga

Nota juga dapat menunjukkan harga barang dari kegiatan transaksi yang sudah dilakukan sehingga proses jual beli terjadi dengan lebih terbuka. Dengan begitu, jika diketahui terdapat salah perhitungan yang disengaja atau tidak dalam transaksi tersebut, kedua pihak dapat menjadikan nota sebagai barang buktinya.

3. Menambah Kepercayaan

Tingkat kepercayaan konsumen akan menjadi lebih tinggi jika bisnis tersebut menyediakan nota sebagai bukti pembayaran. Dengan begitu, bisnis yang dikelola akan memiliki lebih banyak pelanggan ketimbang saat tidak menyediakan bukti pembayaran tersebut.

Fungsi terakhir dari nota adalah sebagai data transaksi yang telah dilakukan yang nantinya akan dirangkum pada pembukuan keuangan sebuah usaha. Bisa dibilang, fungsi terakhir dari nota ini adalah fungsi terpenting dari menyediakan bukti pembayaran saat menjalankan sebuah usaha. 

Oleh karena itu, bagi yang sudah maupun baru berencana memiliki usaha, jangan sepelekan fungsi dari nota sebagai bukti pembayaran. Terdapat beberapa contoh nota yang sering digunakan dan perlu diketahui yaitu nota pembelian, nota penjualan, dan nota kontan.

Baca Juga:  Cara Membuat Bisnis Plan dan Kegunaannya

Informasi Penting yang Harus Tertera dalam Nota

Sebagai bukti pembayaran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan isinya, nota harus memiliki beberapa informasi. Informasi yang wajib tertera adalah:

1. Hari dan Tanggal

Saat akan membuat nota, hari dan tanggal saat proses transaksi berlangsung harus dicantumkan. Hal ini bertujuan agar baik penjual dan konsumen dapat mengetahui kapan transaksi terjadi. Risiko tindak kejahatan penipuan juga dapat dicegah dengan menuliskan informasi tersebut.

2. Identitas Toko atau Perusahaan

Selain informasi tersebut, nota yang dibuat juga wajib memiliki identitas toko atau perusahaan yang bersangkutan. Usahakan untuk tidak hanya menuliskan namanya saja, tetapi juga lambang atau logo yang dapat menjadikan nota tersebut otentik. 

Dengan begitu, nota yang dibuat tidak mudah untuk ditiru atau digandakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.

3. Jenis Produk atau Jasa yang Dibeli

Nota juga harus berisi jenis produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen. Jumlah serta harga produk juga sama pentingnya dalam pembuatan sebuah nota pembayaran. Dengan begitu, nominal uang yang dibayarkan oleh pembeli menjadi lebih akurat dan mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham dalam kegiatan transaksi tersebut.

4. Tanda Tangan atau Stempel

Terakhir, agar bukti pembayaran menjadi lebih sah, Anda bisa memberikan tanda tangan atau stempel yang menunjukkan bahwa nota tersebut asli dan tidak asal dibuat. Pemberian tanda juga dapat menjadi bukti bahwa transaksi dalam nota tersebut telah terjadi.

Tanpa adanya informasi tersebut, bukan tidak mungkin nota akan menjadi bukti pembayaran yang tidak sah dan dapat merugikan salah satu pihak. 

Baca Juga: 7 Cara Meningkatkan Daya Saing Bisnis

Format Ideal yang Dijadikan Acuan untuk Membuat Nota

Umumnya, para pemilik bisnis lebih banyak yang membeli nota jadi ketimbang mencetaknya sendiri secara manual. Selain relatif lebih terjangkau, hal tersebut lebih praktis karena tidak perlu mendesain nota dan bekerjasama dengan pihak percetakan atau semacamnya.

Meski tidak terlalu berpengaruh dalam praktiknya, memiliki desain nota sendiri tentu lebih menarik bagi konsumen dan menjadi bukti pembayaran yang lebih otentik. Umumnya, pemilik bisnis akan membuat nota rangkap 2 dengan menggunakan kertas NCR untuk disimpan dan diberikan ke pembeli. Tujuannya tidak lain agar kedua belah pihak dapat memiliki bukti yang sah tersebut.

Mengenai ukurannya, ada beberapa variasi yang bisa dipilih berdasarkan kebutuhan dari bisnis yang dikelola.

1. Full Folio

Yang pertama adalah nota dengan ukuran full folio. Nota dengan ukuran besar ini biasanya hanya digunakan pada instansi kedinasan atau yang memiliki isi yang padat.

2. Setengah dan Sepertiga Folio

Ukuran nota standar selanjutnya adalah dengan ukuran setengah folio dan sepertiga folio. Untuk yang ukuran setengah folio, nota memiliki panjang 16.5 sentimeter dan tinggi 21.6 sentimeter. Sedangkan untuk ukuran sepertiga folio memiliki tinggi yang sama namun hanya sepanjang 11 sentimeter yang bisa didesain secara landscape ataupun horizontal.

3. Seperempat Folio

Selanjutnya ada ukuran seperempat folio atau panjang 16.5 sentimeter dan tinggi 10.8 sentimeter yang biasa digunakan di toko. 

4. Seperenam Folio

Jika nota saat berbelanja yang berukuran 1/6 folio dengan panjang 11 sentimeter dan tinggi 10.8 cm. 

5. Seperdelapan Folio

Ukuran nota terakhir yang idealnya dibuat oleh pemilik bisnis adalah dengan ukuran 8.25 X 10.8 sentimeter atau 1/8 ukuran kertas folio. 

Contoh Nota yang Umum Digunakan

Jika masih bingung dengan desain nota untuk bisnis yang dimiliki, berikut beberapa contoh nota yang dapat dijadikan referensi. 

Contoh Nota

Sumber: tokopedia.com

Baca Juga: Tips Jitu Memulai Bisnis dari Waralaba

Mengandalkan Aplikasi Microsoft Excel untuk Membuat Nota

Bagi pemilik usaha yang terbiasa menggunakan teknologi, tentu tidak asing dengan aplikasi Microsoft Excel. Dengan menggunakan aplikasi tersebut, Anda juga dapat membuat nota sendiri dan disesuaikan dengan kebutuhan. 

Cara membuat nota melalui aplikasi Microsoft Excel pun tidak terlalu sulit terlebih lagi jika familiar dengan rumus-rumus aplikasi tersebut. Anda hanya tinggal mengisi kolom pada aplikasi tersebut dengan kode, nama, jumlah, dan juga harga barang. Selanjutnya, Anda dapat membuat dua kolom tambahan sepeti total harga barang serta total harga yang harus dibayar oleh pembeli.

Untuk kolom C atau kode barang, Anda dapat menentukan sendiri kodenya dan berisikan huruf dan angka yang tidak boleh sama antar satu barang dengan yang lain. Sedangkan untuk kolom D atau nama barang, Anda dapat membubuhkan rumus VLOOKUP
=IFERROR(VLOOKUP('KODE BARANG',’DATA BARANG’!$B$3:$D$100,2,FALSE),””) untuk mempermudah proses pencarian nama barang. 

Kolom E atau jumlah barang dapat langsung diisi sesuai dengan banyaknya produk yang dibeli oleh konsumen, tepat di sebelah kolom nama barang. Kembali masukkan rumus VLOOKUP diatas pada kolom F atau harga satuan agar proses pencarian nama barang menjadi lebih mudah.

Pada kolom selanjutnya, kolom G atau total harga barang, Anda dapat menggunakan rumus =IFERROR('HARGA BARANG'*'JUMLAH BARANG',””) agar harga dengan jumlah barang dihitung secara otomatis oleh aplikasi. Terakhir pada kolom G baris 17, Anda dapat menuliskan rumus =SUM(G10:G16) untuk bisa mengetahui nominal uang yang harus dibayar oleh konsumen.

Tambahan saat berniat untuk memberikan potongan harga kepada pembeli, Anda dapat menuliskan rumus =IF('TOTAL HARGA BARANG'>=10000000,'TOTAL HARGA BARANG'*20%,IF('TOTAL HARGA BARANG'>=1000000,'TOTAL HARGA BARANG'*10%,0)) pada kolom G baris 18. Kemudian, tuliskan rumus =G17-G18 pada kolom yang sama baris ke 19 untuk mendapatkan total harga yang harus dibayar oleh konsumen setelah didiskon.

Jadikan Pengalaman Belanja Lebih Nyaman dengan Menggunakan Bukti Pembayaran

Bagi masyarakat awam, keberadaan nota hanya sebatas untuk menjadi bukti terjadinya sebuah transaksi dan akan langsung dibuang. Namun, jika ditelaah lebih dalam lagi, nota memiliki fungsi yang lebih penting daripada itu. 

Oleh karena itu, bagi pemilik usaha dan konsumen menyimpan nota adalah hal yang wajib.