Contoh Surat Jalan yang Membuat Pengiriman Barang Lebih Lancar Dijalankan

Berkecimpung pada kegiatan jual beli berskala besar, perusahaan tentu tidak jarang mendapati konsumen yang meminta pengiriman barang atas transaksi yang dilakukan. Selain karena jumlah pesanan barang yang banyak, jarak tempuh pengiriman yang jauh juga seringkali membuat perusahaan harus ‘memanjakan’ pembeli. Salah satu caranya adalah dengan mengantar pesanan sampai ke lokasi yang diminta. 

Akan tetapi, aktivitas pengiriman barang pesanan pembeli tidak bisa serta merta dilakukan. Terdapat beberapa peraturan yang harus dipatuhi oleh pihak perusahaan dan pembeli dalam melakukan kegiatan pengiriman barang tersebut. Salah satu aturannya adalah keharusan memiliki berkas yang dapat menunjukkan informasi dari barang yang dikirim.

Dokumen penting tersebut biasa dikenal dengan istilah surat jalan dan wajib dibawa setiap saat melakukan kegiatan pengiriman barang ke pihak konsumen. Namun, karena seringkali dibawa secara bersamaan, ada sebagian masyarakat yang menyamakan berkas surat jalan dengan delivery order. 

Padahal, meski sama-sama penting untuk dibawa saat melakukan kegiatan pengiriman, surat jalan dan delivery order memiliki perbedaan fungsi yang cukup signifikan. Agar pemahaman tentang kedua dokumen tersebut tidak salah kaprah, yuk simak apa sih yang dimaksud dengan surat jalan beserta fungsi dan contohnya.

Apa Itu Surat Jalan?

Pada dasarnya, surat jalan adalah dokumen penting yang wajib dibawa saat tengah melakukan kegiatan pengiriman barang. Selama dalam perjalanan, sopir kendaraan yang membawa barang dari suatu tempat ke tempat lain harus bisa menyertakan surat jalan saat diberhentikan oleh petugas lalu lintas karena suatu alasan. 

Sehingga, melalui surat jalan ini, sopir mampu menjelaskan barang apa yang dibawa dan kepentingannya kepada petugas.

Dalam surat jalan biasanya berisikan beberapa informasi penting perihal kegiatan pengiriman barang. Informasi yang ada pada surat jalan meliputi:

  1. Nama perusahaan pengirim. 
  2. Jenis dan jumlah barang yang dibawa. 
  3. Keterangan.
  4. Lokasi tujuan barang dikirimkan. 

Dengan begitu, surat jalan dapat dijadikan sebagai bukti legalitas kendaraan bermuatan agar dapat melintasi di jalanan. 

Selain itu, surat jalan juga akan diminta oleh petugas lalu lintas saat ingin mengetahui jenis muatan yang diangkut oleh kendaraan. Biasanya, petugas akan melakukan pengecekan atas kesesuaian informasi pada surat jalan dengan barang yang dibawa oleh kendaraan. 

Jadi, jika diketahui terdapat kejanggalan antara surat jalan dengan muatan yang dibawa, petugas berhak melakukan penahanan atau prosedur lebih lanjut yang diperlukan.

Baca Juga: Surat Keterangan Domisili Perusahaan, Bagaimana Cara Mengurusnya?

Peran Surat Jalan

Dalam kegiatan jual beli, perusahaan atau jasa ekspedisi yang mengirim barang akan mengeluarkan surat jalan untuk dibawa oleh sopir kendaraan. Berperan sebagai bukti transaksi serta konfirmasi atas muatan barang pada kendaraan, surat jalan penting untuk dibawa oleh sopir dan tidak boleh hilang. 

Karena peran yang penting tersebut, biasanya surat jalan dibuat dalam 3 sampai 4 rangkap. Setiap rangkap surat jalan tersebut juga tak jarang dicetak dengan warna yang berbeda-beda, seperti warna putih, kuning, merah, dan juga hijau. Tujuan dari pemberian warna yang berbeda ini adalah untuk menunjukkan bahwa setiap rangkap surat jalan memiliki fungsi yang berbeda.

1. Lembar Putih

Untuk lembar berwarna putih, surat jalan berperan sebagai bukti bahwa barang pesanan telah diserahkan kepada pihak pembeli. Surat jalan berwarna putih juga akan dipakai sebagai dokumen penagihan oleh penjual untuk pihak pembeli di akhir bulan atau saat waktu pelunasan tagihan tiba.

2. Lembar Merah

Sedangkan lembar kedua berwarna merah adalah surat jalan yang diberikan kepada pihak pembeli atau konsumen. Lembar warna merah inilah yang menjadi bukti dari pemesanan barang yang telah dilakukan.

3. Catatan Laporan Transaksi

Selanjutnya untuk lembar ketiga dan keempat, surat jalan dijadikan sebagai catatan laporan transaksi. Baik untuk diberikan kepada karyawan ataupun supervisor yang menyampaikan perintah. 

Oleh karena itu, pahami peran dari masing-masing rangkap surat jalan agar kegiatan pengiriman barang dapat berjalan dengan lancar.

Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order

Jika surat jalan adalah dokumen pengantar atas barang yang dikirim ke pembeli, delivery order adalah surat perintah mengenai pengiriman barang yang dipesan konsumen. Berbeda dengan surat jalan, Delivery order hanya berisi informasi dari kesepakatan yang dibuat oleh pihak pembeli dan penjual.

Delivery order juga diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab di bagian gudang perusahaan. Jadi, admin gudang dapat menyiapkan barang yang akan dikirim oleh driver perusahaan ke lokasi pengiriman yang diminta oleh konsumen. 

Delivery order juga tidak wajib dibawa oleh pengirim barang dan tidak akan diminta oleh petugas lalu lintas yang melakukan pemeriksaan pada muatan kendaraan.

Baca Juga: Contoh Surat Kuasa, Ini Jenis dan Struktur Penulisannya

Fungsi serta Kegunaan dari Pembuatan Surat Jalan

Sebagai dokumen yang wajib disertakan dalam kegiatan pengiriman barang, surat jalan memiliki beberapa fungsi penting. Diantara fungsi surat jalan tersebut tentunya bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar proses pengiriman barang hingga sampai di tempat tujuan.

1. Dokumen yang Memberi Informasi

Fungsi pertama dari surat jalan adalah sebagai dokumen yang memberi informasi dari barang yang dikirim dan dimuat dalam kendaraan. Surat jalan inilah yang dijadikan acuan oleh pihak petugas lalu lintas saat memeriksa isi muatan dalam kendaraan pengangkut barang.

2. Dokumen Resmi

Surat jalan juga berfungsi sebagai dokumen formalitas atau resmi dari pihak yang bersangkutan dalam proses pengiriman barang tersebut. Dengan begitu, urusan birokrasi yang seringkali terjadi saat mengirim barang dapat dilewati dengan lebih mudah oleh karyawan yang bertanggung jawab.

Dirangkap pertama surat jalan, karyawan dapat menjadikannya sebagai bukti yang sah dari transaksi bahwa pengiriman barang telah selesai dilakukan. Laporan bahwa barang sudah diterima oleh konsumen juga tercantum pada rangkap pertama dokumen tersebut. Dengan begitu, pembukuan akuntansi perusahaan atas kegiatan transaksi yang telah dilakukan dapat disusun berdasarkan laporan pada surat jalan tersebut.

Rangkap kedua dari surat jalan menjadi tanda bukti atas pesanan barang yang dilakukan konsumen. Melalui surat jalan rangkap kedua itulah pembeli dapat mengetahui tagihan transaksi dan batas waktu pembayarannya.

Terakhir, surat jalan rangkap ketiga dan keempat berguna sebagai arsip atau catatan dari perusahaan yang membuat dokumen tersebut. Jadi, keberadaan dari surat jalan tidak boleh disepelekan agar pengiriman barang dapat berjalan dengan baik dan perusahaan memiliki arsip kegiatan transaksi yang telah dilakukan.

Informasi yang Wajib Tercantum dalam Surat Jalan 

Dalam membuat surat jalan, ada beberapa informasi yang wajib tercantum di dalamnya. Setiap informasi yang ada di surat jalan dapat membantu petugas dalam melakukan pengecekan barang bawaan kendaraan dan meminimalisir terjadinya tindak kriminal.

Pada surat jalan untuk keperluan pengiriman barang, kendaraan, dan keperluan tugas, informasi yang wajib tercantum meliputi:

  1. Nama dan alamat perusahaan.
  2. Nomor surat.
  3. Tempat dan tanggal pembuatan surat jalan.
  4. Perusahaan atau institusi tujuan pengiriman.
  5. Rincian dari barang yang dipesan seperti nama barang, jumlahnya, dan bila perlu harga. 

Contoh Surat Jalan

Berikut adalah contoh-contoh surat jalan barang yang dapat Anda jadikan acuan atau referensi:

Contoh Surat Jalan

 

Contoh Surat Jalan

Sumber: kargoku.id

Contoh Surat Jalan

Sumber: hidupsimpel.com

Semoga contoh-contoh surat jalan di atas dapat berguna bagi Anda yang masih bingung bagaimana cara membuatnya. 

Baca Juga: Surat Keterangan Usaha, Bagaimana Sih Cara Membuatnya?

Surat Jalan Lengkap, Kegiatan Pengiriman Lancar

Dalam melakukan kegiatan pengiriman barang, memiliki surat jalan yang resmi adalah hal yang wajib ditaati oleh sopir kendaraan. Pasalnya, surat jalan dapat menjadi dokumen yang menjadi bukti bahwa kegiatan pengiriman barang tersebut legal dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Tak hanya itu, surat jalan juga dapat menjadi bukti transaksi yang dilakukan perusahaan dan dijadikan berkas untuk menyusun laporan keuangan. Oleh karena itu, jangan anggap sepele keberadaan surat jalan agar kendaraan bermuatan dapat sampai ke tempat tujuan dan kinerja bisnis dapat diawasi dengan akurat.