Pentingnya Pendelegasian Tugas di Sebuah Perusahaan

Ada berbagai macam arti delegasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) delegasi adalah seseorang yang ditunjuk atau diutus oleh sebuah perkumpulan, baik negara maupun sebuah instansi. 

Pengutusan tersebut biasanya dimaksudkan untuk mengikuti sebuah perundingan. Seperti musyawarah atau berbagai acara forum lainnya, delegasi akan bertindak sebagai perwakilan setiap lembaga atau instansi di mana ia berasal.

Secara tidak langsung, delegasi tersebut memiliki wewenang secara penuh dalam menyampaikan pendapat yang akan berdampak ke instansi atau lembaga tempatnya berasal. 

Baca Juga: 4 Perspektif Balance Scorecard yang Bermanfaat untuk Perusahaan

Delegasi Berdasarkan Pendapat Para Ahli

delegasi

Konsep Delegasi

Beberapa ahli juga memiliki pengertian dan pendapat sendiri mengenai apa itu delegasi. Menurut Utje Slamet, di dalam bukunya yang berjudul ‘Dasar-dasar Pemasaran’, delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. 

Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab tersebut dilakukan secara formal oleh sebuah instansi dan atau lembaga. Orang tersebut kemudian diutus untuk melaksanakan atau datang dalam sebuah kegiatan tertentu.

Sedangkan, Rusli Jacob berpendapat bahwa delegasi adalah pemberian otorisasi atau kekuasaan secara formal kepada bawahan. Biasanya bawahan diminta untuk melakukan kegiatan tertentu. 

Menurut Jacob, delegasi adalah sebuah kebutuhan. Pelimpahan otorisasi dari atasan ke bawahan harus dilakukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien. 

Sebab, atasan memiliki keterbatasan untuk mengawasi bawahannya. Dengan begitu, bawahan juga diajarkan dan dilatih dengan diberikan tanggung jawab yang besar.

Tujuan dan Manfaat Pendelegasian

Seperti yang dikatakan oleh Jacob sebelumnya. delegasi adalah sebuah keharusan yang wajib dipraktikkan agar organisasi berjalan secara efisien. Sekali pun tidak diawasi oleh atasan secara langsung. 

Lalu apa tujuan dan manfaat dari delegasi?

  • Memberikan kesempatan bawahan untuk berprestasi, bertumbuh kembang dalam karier, serta belajar dari kesalahan dan kesuksesan atas pendelegasian yang sudah dilakukan.
  • Memaksa semua fungsi di institusi atau lembaga untuk memiliki orientasi pada target dan kualitas. 
  • Memaksimalkan semua jerih payah karyawan yang ada di dalam sebuah organisasi.
  • Memberikan kesempatan bagi atasan untuk memusatkan perhatiannya ke tempat lain sehingga organisasi bisa berjalan secara maksimal.
  • Agar organisasi berjalan secara efektif, efisien, dan baik.

Baca Juga: Telaah Pengertian Akuisisi Perusahaan yang Umum Terjadi dalam Bisnis

Apa Saja Unsur-Unsur yang Dideligasikan?

Ada beberapa hal yang didelegasikan oleh atasan ke bawahan, di mana masing-masing tugas saling berkaitan satu sama lain. 

Tugas (Responsibility) Ini merupakan hal utama yang akan didelegasikan oleh atasan kepada bawahannya. Atasan akan memberikan tugas apa saja yang harus dilakukan oleh delegasinya. Sehingga bisa berjalan dengan baik.
Kekuasaan (Authority) Delegasi juga akan diberikan wewenang penuh dalam mengambil keputusan. Sebagai seorang delegasi, mereka akan bertindak sebagai perwakilan institusi atau organisasi. Sehingga, keputusan tersebut sah dan legal hukumnya.
Pertanggungjawaban (Accountability) Selain mendapatkan wewenang penuh. Seorang delegasi juga harus siap untuk dimintai pertanggungjawaban. Terutama di setiap keputusan yang sudah diambil. Mereka harus transparan dalam mengungkapkan alasan dari sebuah keputusan.


5 Teknik yang Bisa Diterapkan untuk Mendelegasikan Sebuah Tugas

Setelah mengetahui apa saja yang harus dilakukan oleh seorang delegasi. Kini Anda, juga harus mengetahui apa saja tanggung jawab yang harus dilakukan atasan. Terutama ketika hendak mendelegasikan bawahan untuk mengemban tugas. 

  1. Berikan Tugas dan Kepercayaan Sepenuhnya

    Delegasi merupakan sebuah keputusan yang cukup berisiko. Namun, tanpa mengambil risiko, Anda tidak akan bisa memajukan perusahaan. Oleh karena itu, semua lini yang bekerja di sebuah perusahaan harus berkembang.

    Melakukan delegasi merupakan salah satu caranya. Dengan mendelegasikan tugas, Anda akan memberikan karyawan tersebut rasa memiliki atas tempatnya bekerja. Oleh karena itu, berikanlah karyawan kepercayaan dan tugas secara sepenuhnya.

    Hal ini akan memberikan karyawan kesempatan untuk berpikir kritis. Sehingga, nantinya mereka akan menghasilkan ide-ide cemerlang. 

    Mulai lah pendelegasian tugas-tugas kecil ke besar untuk meningkatkan kompetensi karyawan secara bertahap.

  2. Pilih Orang yang Sesuai

    Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, delegasi adalah sebuah keputusan yang cukup riskan. Oleh karena itu, Anda harus benar-benar tepat dalam menunjuk siapa delegasi yang cocok akan tugas tertentu.

    Pertimbangkan matang-matang, kepada siapa tugas tersebut akan didelegasikan. Caranya, Anda cukup mengamati kekuatan, kelemahan, dan keterampilan calon yang hendak dijadikan delegasi.

    Dari pengamatan tersebut, barulah Anda menentukan siapa yang cocok untuk didelegasikan. Jangan lupa untuk berpikir beberapa kali sebelum memutuskan.

  3. Sesuai dengan Minat dan Bakat

    Salah satu hal yang bisa menjadi perhitungan dalam mendelegasikan sebuah tugas adalah dengan mempertimbangkan minat dan bakat semua karyawan. 

    Hal ini, tentunya akan memberikan keuntungan kepada perusahaan di kemudian hari. Sebab, karyawan tersebut semakin tahu, bagaimana mereka bisa mengimplementasikan minat dan bakatnya di dalam lingkungan kerja.

  4. Berikan Instruksi dengan Jelas

    Ini juga menjadi poin penting yang benar-benar harus diperhatikan. Memberikan instruksi yang jelas, merupakan kunci utama dalam mendelegasikan sesuatu. Salah-salah, Anda hanya akan menuai kegagalan dalam proses delegasi ini.

    Jangan buat anggota tim Anda menebak-nebak. Sampaikan apa yang harus mereka lakukan dengan penjelasan yang dapat dimengerti karena semua ini bersangkutan dengan masa depan perusahaan.

    Jangan sungkan untuk mengulang instruksi dan bertanya ke karyawan, apa mereka sudah mengerti penjelasan yang diberikan? Ini semua tentunya juga harus dilakukan tanpa adanya tekanan dari atasan kepada bawahan. 

  5. Tetapkan Tenggat Waktu dan Evaluasi

    Untuk memberikan urgensi kepada karyawan, Anda juga harus memberikan tenggat waktu. Jika tidak, karyawan akan menganggap enteng tugas yang diberikan. 

    Utarakan kapan tenggat waktu tersebut di awal ketika Anda memberikan instruksi kepada delegasi yang dipilih. Pastikan tenggat waktu yang diberikan juga masuk akal. Sehingga delegasi bisa benar-benar memaksimalkan tugasnya.

    Pada akhir pengembanan tugas, Anda juga perlu melakukan evaluasi agari karyawan tahu apa saja kesalahan yang perlu diperbaiki dan kelebihan yang harus dipertahankan. 

Lakukan Semuanya dengan Benar dan Tepat

Sekarang Anda sudah tahu, bahwa delegasi adalah sebuah keputusan riskan yang terkadang harus diambil oleh sebuah perusahaan. Tujuannya, tidak lain adalah untuk mengembangkan perusahaan atau organisasi tersebut ke batas maksimalnya.

Hal ini, juga akan memberikan para karyawan kesempatan untuk lebih mengeksplor kemampuan yang dimiliki, terutama di lini yang mereka sukai. 

Hal inilah yang akan memberikan keuntungan kepada perusahaan atau organisasi di masa yang akan datang.

Namun, hal ini juga tidak bisa dilakukan secara asal-asalan dan penuh pertimbangan. Pilih dengan benar siapa orang yang tepat untuk didelegasikan dan jangan lupa untuk melakukan evaluasi di akhir penugasan.

Baca Juga: 12 Perusahaan Besar ini Memiliki Tunjangan Karyawan Paling Menarik