Sistem ERP dalam Bisnis: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Kebanyakan perusahaan menggunakan ERP system untuk memudahkan implementasi bisnis. Memilih ERP systems tidak dapat disepelekan, karena dapat menjadi sebuah permasalahan serius apabila sistem yang dipilih asal-asalan. Sejumlah pertimbangan dibutuhkan sebelum menentukan satu ERP system yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Memangnya, apa saja tujuan penggunaan ERP bagi perusahaan? Informasi tentang ERP, termasuk pengertian dan jenisnya akan dibahas pada artikel berikut ini. Yuk, disimak!

Baca Juga: Management Training: Pengertian, Manfaat, Tugas, dan Besaran Gajinya

Apa Itu Sistem ERP?

Sistem ERP dalam Bisnis

Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sistem perangkat lunak yang sengaja dirancang untuk mengumpulkan, mengorganisir, dan mengintegrasikan data bisnis. ERP akan menyederhanakan dan membuat standarisasi tentang implementasi bisnis. Mulai dari keuangan, pengadaan barang, sumber daya manusia, hingga distribusi produk.

Adanya ERP akan memudahkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis. Tentunya, dengan hasil yang efisien dan efektif sehingga biaya dalam menjalankan bisnis dapat dihemat. Penghematan ini secara tidak langsung akan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Pada awalnya, ERP systems digunakan pada perusahaan manufaktur dengan modelan Economic Order Quantity (EOQ). Dulunya masih menggunakan sistem penjadwalan berbasis kertas, kemudian digantikan dengan sistem Material Resource Planning (MRP). Pada tahun 1960-an, MRP berubah menjadi MRP 2 dan akhirnya menjadi software ERP pada tahun 1990-an.

Tujuan Perusahaan Menggunakan ERP

Penggunaan sistem ERP dalam sebuah perusahaan tidak lepas karena tujuan yang ingin dicapai. Adapun tujuan sistem ERP tersebut adalah.

Baca Juga: Tips Menjawab Pertanyaan Jebakan saat Interview Kerja

1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas

   Tujuan pertama sudah pasti untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Dalam jangka panjang, ERP dipercaya dapat menekan pengeluaran perusahaan. Penekanan ini otomatis akan meningkatkan keuntungan setiap tahun seiring dengan meningkatnya jumlah produksi. 

   Selain itu, adanya ERP dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Tidak hanya untuk menciptakan produk, tapi juga untuk mengontrol jam kerja karyawan, memudahkan pembagian tugas, dan penggajian karyawan. ERP membuat semuanya terkontrol secara otomatis. 

2. Terciptanya Kolaborasi

   Koordinasi dan kolaborasi dibutuhkan dalam menjalankan suatu bisnis. Sayangnya, kualitas sumber daya manusia yang ada di dalam setiap perusahaan berbeda-beda. Adanya ERP mampu mengatasi hambatan yang ada pada SDM, sehingga semua lini pekerjaan dapat saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

   Sistem ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing divisi di dalam perusahaan. Misalnya, antara divisi support dan accounting dibuatkan menu-menu yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaannya. Meskipun menunya berbeda, masing-masing divisi dapat melihat menu divisi lainnya selagi terhubung dalam jaringan perusahaan. 

3. Menjamin Keamanan Data

   Sistem pada ERP sudah dilengkapi dengan firewall untuk mengontrol dan mengantisipasi adanya pelanggaran. Menu-menu yang ada di dalamnya mungkin dapat dilihat oleh semua divisi, tapi tidak bisa diubah seenaknya. Sebab, perubahan tersebut hanya ditujukan bagi orang-orang tertentu saja.

   Misalnya, intercash atau transaksi besar dalam perusahaan hanya boleh diakses oleh divisi accounting dan bagian AP saja. Jadi, bagian AR dan divisi lainnya hanya dapat melihat. Begitu pula saat ada karyawan yang resign, maka akses pada menu akan otomatis diputus agar tidak disalahgunakan oleh karyawan lain.

4. Informasi yang Terintegrasi

   Tanpa sistem yang terintegrasi, pekerjaan antar divisi akan berantakan. Antara divisi keuangan, marketing, dan support harus mempunyai sistem yang berbeda. Perbedaan ini akan menyulitkan divisi lain untuk memperoleh informasi yang masih berkaitan dengan pekerjaannya sehari-hari.

   Adanya sistem ERP memudahkan proses integrasi ini, sehingga miskomunikasi dapat diminimalisir. Karyawan dapat bekerja secara cepat dan tepat, sehingga laporan kinerja dapat disusun tepat waktu. Kinerja di perusahaan meningkat seiring berjalannya waktu.

5. Mengelola Persediaan

   Penggunaan sistem ERP memberikan pengaruh besar dalam mengelola persediaan, yang nantinya akan diteruskan ke divisi produksi. Sistem ERP mengintegrasikan semuanya, sehingga keterlambatan dalam produksi dapat diminimalisir. Apabila persediaan mulai menipis, perusahaan dapat melakukan pemesanan kepada produsen.

   Integrasi seperti ini membuat perusahaan mampu memenuhi kebutuhan konsumen. Terpenuhinya kebutuhan konsumen akan meningkatkan eksistensi perusahaan di masyarakat. Dengan demikian, perusahaan semakin dikenal oleh khalayak luas.

6. Meningkatkan Akurasi Lini Bisnis

   ERP akan menggabungkan informasi dari setiap divisi secara terpusat. Hal ini memungkinkan divisi lain untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara real time. Kecepatan perolehan informasi dapat meningkatkan akurasi lini bisnis, tentunya dengan penyajian yang tepat.

7. Sebagai Monitoring Kegiatan Bisnis

   Monitoring secara manual cukup melelahkan, tapi hal ini tidak lagi dirasakan bila menggunakan ERP. Dengan sistem yang terpusat, monitoring dapat dilakukan secara mudah, cepat, dan tepat. Kesalahan dalam bekerja pun mudah dideteksi, sehingga perbaikan dapat segera dilakukan.

   Bandingkan dengan cara manual yang biasanya butuh waktu dan effort lebih lama untuk mendeteksi suatu kesalahan. Dengan monitoring yang cepat, perusahaan dapat mengevaluasi hal-hal yang kurang dalam bisnis. Kemudian, mencari dan menyusun strategi baru agar performa bisnis semakin melejit pada bulan berikutnya.

8. Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

   Sistem pencatatan keuangan antara perusahaan manufaktur, jasa, dan dagang tentu berbeda-beda. Begitu pula dengan bahan baku hingga proses bisnisnya. Namun, perbedaan tersebut dapat diatasi dengan penggunaan ERP.

   ERP dapat dirancang sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan. Tidak heran apabila setiap perusahaan memiliki menu yang berbeda-beda pada sistem yang digunakan. Menu tersebut kabarnya dapat dimodifikasi apabila terjadi perubahan pada lini bisnis, jadi sifatnya sangat fleksibel.

Jenis-jenis ERP

Berdasarkan implementasinya, sistem ERP dibagi menjadi beberapa jenis. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan bagi suatu perusahaan. Adapun jenis-jenis ERP sebagai berikut.

1. ERP On Premise

   Disebut juga sebagai ERP konvensional, yaitu sistem yang lagi populer di perusahaan besar. ERP konvensional mengharuskan perusahaan untuk memasang sekaligus maintain sistem ERP pada perangkat yang dikelola sendiri. Perusahaan wajib memiliki perangkat keras dan server sendiri, lalu meminta bagian IT untuk mengelola sistem dengan baik. 

   Mengingat pengelolaannya dilakukan sendiri, ERP on Premise dikabarkan jauh lebih aman. Data-data di dalamnya sulit untuk diretas. Tak heran apabila biaya operasional untuk sistem yang satu ini cenderung mahal.

2. Open Source ERP

   Jenis ERP selanjutnya adalah open source ERP. Software yang satu memungkinkan perusahaan untuk membuat, memodifikasi, memeriksa, dan meningkatkan kinerja ERP sendiri. ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga pekerjaan menggunakan sistem menjadi lebih nyaman.

3. ERP Basis Cloud

   Jenis ERP yang satu ini dirancang untuk mengintegrasikan server atau platform cloud vendor, kemudian dapat diakses melalui website. Sistem dapat diakses menggunakan username dan password. Masing-masing karyawan yang bekerja menggunakan sistem ERP biasanya akan mendapat username dan password sendiri.

   Dikarenakan perusahaan tidak perlu memasang server sendiri, maka biaya operasional dari ERP cloud lebih terjangkau dibandingkan on premise. ERP cloud banyak digunakan oleh perusahaan menengah hingga besar. Data yang diinput di dalamnya dapat dipantau secara real time, sehingga performa bisnis kelihatan.

4. Hybrid ERP

   Jenis ERP yang terakhir adalah hybrid ERP, merupakan penggabungan antara ERP on premise dan cloud. Sistem ERP ini dapat diakses secara online maupun offline. 

   Akses dapat dilakukan kapan dan di mana saja asalkan sudah mempunyai username maupun password. ERP hybrid memungkinkan karyawan di perusahaan untuk bekerja tanpa gangguan. Sebab, data akan otomatis tersinkronisasi meskipun koneksi internet terputus. 

Contoh ERP dalam Perusahaan

Adanya ERP memudahkan perusahaan dalam mengimplementasikan dan mengelola bisnis secara keseluruhan. Adapun contoh ERP yang sering digunakan, baik di perusahaan besar maupun kecil yang berhasil dalam atau luar negeri adalah sebagai berikut:

• Odoo ERP, berasal dari Amerika Serikat dengan lebih dari 2.000.000 pengguna dan 100.000 customer.
• ERP SAP Business One, dikembangkan oleh Sapphire di Inggris. Pengguna terdaftar lebih dari 1.000.000 dan jumlah customer 50.000.
• Sage Intacct, berasal dari Amerika Serikat dengan jumlah pengguna lebih dari 300.000 dan customer sebanyak 11.000.
• NetSuite ERP,  berasal dari Amerika Serikat dengan total pengguna sebanyak 600.000 dan customer 30.000.
• Oracle, dikembangkan oleh Oracle Corporation di Amerika Serikat. Jumlah pengguna dikabarkan lebih dari 40.000 dengan customer sebanyak 2.000.
• ECount ERP, berasal dari Korea Selatan dengan jumlah pengguna lebih dari 200.000 dan customer 22.000.

Pilih Sistem ERP Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki proses bisnis masing-masing. Jika ingin menggunakan sistem, seperti ERP, pastinya harus menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sistem ERP diharapkan dapat memudahkan implementasi kerja, sehingga tujuan perusahaan tercapai dengan hasil kerja yang efektif dan efisien.

Baca Juga: Pengertian People Management dan Cara Meningkatkannya

Ingin bayar BPJS Ketenagakerjaan anti ribet? Cermati solusinya!

Bayar BPJS  Ketenagakerjaan Sekarang!