Bisnis

Apa Itu Knowledge Management? Ini Definisi, Manfaat, hingga Penerapannya

Edited by Irene Radius Saretta 5 Juli 2022

Semua orang pasti memahami jika dalam bisnis, sistem pengelolaan atau manajemen yang mumpuni menjadi kunci penting untuk meraih kesuksesan. Tidak hanya soal aktivitas operasionalnya saja, tapi manajemen juga perlu dilakukan dalam banyak hal lainnya yang berkaitan dengan bisnis. Salah satu contohnya adalah pengelolaan pada ilmu pengetahuan atau bisa juga disebut sebagai knowledge management.

Pada dasarnya, yang dimaksud dengan knowledge management adalah sebuah teori pengelolaan atau manajemen ilmu pengetahuan. Pengelolaan ilmu pengetahuan tersebut amat penting untuk dilakukan oleh semua pebisnis, khususnya yang masih pemula karena pengetahuan dan wawasan menjadi aspek krusial untuk mengembangkan bisnis. Pengetahuan yang telah didapatkan tentu harus dapat dikelola secara optimal agar mampu memberi dampak positif pada perkembangan bisnis.

Lalu, apa itu knowledge management sebenarnya? Nah, jika kamu ingin tahu lebih lanjut tentang definisi knowledge management, manfaat, komponen, jenis, hingga penerapannya, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Definisi Knowledge Management

Definisi Knowledge Management

Manajemen pengetahuan atau knowledge management adalah serangkaian alat, metode, dan strategi yang digunakan untuk menganalisis, mempertahankan, membagikan, meningkatkan, dan mengorganisir informasi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Pada dasarnya, tujuan knowledge management adalah untuk meningkatkan efisiensi dari perusahaan serta menyimpan pengetahuannya.

Melalui manajemen pengetahuan tersebut, seluruh bagian dari perusahaan mampu mendapatkan wawasan dan pengetahuan mengenai kegiatan operasional dan bisnis. Dengan begitu, aktivitas tersebut bisa dilakukan dengan lebih mendalam dan efektif memberi dampak positif terhadap perusahaan.

Manfaat Knowledge Management

Adanya knowledge management begitu penting dibutuhkan oleh perusahaan dengan skala mikro hingga besar. Di samping itu, paling tidak ada 5 manfaat knowledge management yang penting untuk dipahami, antara lain:

Lebih Efisien Mengambil Keputusan Bisnis

Pengambilan keputusan oleh perusahaan yang memiliki pengelolaan pengetahuan sudah pasti bisa dilakukan dengan lebih mudah dan efektif. Konsep tersebut mampu membantu perusahaan mendapatkan akses pendapat serta pengalaman berbeda, dan menciptakan perspektif lain guna mengambil keputusan dengan lebih tepat. Jadi, keputusan yang diambil secara efektif mampu memberi dampak yang positif terhadap perusahaan maupun pihak lain yang juga berkepentingan.
Lebih Mudah Mengakses Pengetahuan dan Informasi

Adanya knowledge management mampu mempermudah proses akses informasi maupun individu yang memiliki pengetahuan untuk kebutuhan perusahaan. Hal ini bisa meningkatkan produktivitas dari setiap pihak dalam sebuah perusahaan, sehingga kinerjanya pun juga menjadi lebih efektif.
Efisiensi pada Setiap Unit Operasional

Melalui pengelolaan wawasan atau pengetahuan ini pula perusahaan mampu menjadikan setiap bagian dari organisasinya lebih mudah dan cepat mengakses informasi baru. Kinerja para karyawan pun bisa menjadi lebih cepat. Tidak hanya itu, melalui kolaborasi antara teknologi dan sumber daya manusia perusahaan mampu memperbaiki performanya secara menyeluruh.
Cepat Menciptakan Perubahan dan Inovasi

Pengelolaan pengetahuan ini juga bisa menjadi sarana mendapatkan informasi pada semua elemen perusahaan dan membantu proses inovasi serta perubahan dengan lebih cepat. Kemudian, hal ini akan mampu memberi dampak positif terhadap perkembangan perusahaan serta membantu terciptanya perubahan pada dunia bisnis.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Jika semua karyawan dan individu di perusahaan bisa mendapatkan informasi dengan cepat, nilai yang mampu ditawarkan perusahaan tentu akan meningkat pula. Hal ini berkaitan pula dengan kualitas pelayanan yang bisa diberikan kepada konsumen atau pelanggan. Melalui informasi dan pengetahuan pula perusahaan mampu memperbaiki kualitas produk sehingga lebih mampu memenuhi kebutuhan konsumen dan meningkatkan kepuasannya.

Komponen Utama Knowledge Management

Setidaknya ada 4 komponen utama yang ada pada knowledge management. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing komponen knowledge management tersebut.

Komponen pertama dari knowledge management adalah memiliki sifat distrik. Maksudnya, pengelolaan pengetahuan tidak akan memiliki arti jika tidak diproses. Hal ini berlaku pada jenis data, misalnya angka, kata, tabel, kode, hingga basis data atau informasi tertentu yang lainnya.
Komponen selanjutnya yaitu data yang telah diproses akan memiliki arti saat sudah dihubungkan dengan komponen yang lainnya. Informasi ini dapat berupa gagasan, konsep, ide, cerita, maupun kalimat yang sederhana.
Komponen lainnya adalah serangkaian informasi atau data yang telah terorganisir mengenai sebuah bidang yang khusus sehingga menjadi lebih mudah dimengerti. Pengetahuan tersebut meliputi kerangka kerja yang bersifat konseptual, cerita kompleks, fakta, teori, maupun aksioma.
Terakhir ada hasil penerapan pengetahuan yang bisa dijadikan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai contoh, komponen ini bisa berupa paradigma, tradisi, filosofi, sistem, buku, kebenaran, dan juga prinsip.

Jenis Pengetahuan pada Knowledge Management

Pada knowledge management, aspek yang utama dan menjadi subjek dari manajemen tersebut adalah pengetahuan atau wawasan itu sendiri. Secara umum, terdapat 2 jenis pengetahuan atau wawasan yang perlu diketahui, antara lain:

Jenis Pengetahuan	Penjelasan
Tacit atau Know-How	Pada pengetahuan jenis ini masih berupa pemikiran yang ada pada otak atau pikiran manusia. Tacit termasuk sebagai bagian yang masih sangat susah untuk dipahami, diartikan, atau dikomunikasikan menggunakan bentuk lainnya yang lebih terstruktur. Alasannya karena jenis pengetahuan ini diambil dari sumber pengetahuan, yakni, pengalaman pribadi, intuisi, maupun konteks yang masih cenderung belum pasti.
Explicit atau Know-What	Kebalikan dari tacit, jenis pengetahuan explicit adalah sebuah wujud pengetahuan yang cenderung lebih mudah dipahami, diartikan, atau dikomunikasikan pada bentuk yang lainnya dan lebih terstruktur. Pada pengetahuan jenis tersebut, proses penjelasannya bisa lebih mudah dilakukan menggunakan media tertentu dan dapat dikelola menggunakan sistem knowledge management.

Jenis Pengetahuan

Penjelasan

Tacit atau Know-How

Pada pengetahuan jenis ini masih berupa pemikiran yang ada pada otak atau pikiran manusia.

Tacit termasuk sebagai bagian yang masih sangat susah untuk dipahami, diartikan, atau dikomunikasikan menggunakan bentuk lainnya yang lebih terstruktur. Alasannya karena jenis pengetahuan ini diambil dari sumber pengetahuan, yakni, pengalaman pribadi, intuisi, maupun konteks yang masih cenderung belum pasti.

Explicit atau Know-What

Kebalikan dari tacit, jenis pengetahuan explicit adalah sebuah wujud pengetahuan yang cenderung lebih mudah dipahami, diartikan, atau dikomunikasikan pada bentuk yang lainnya dan lebih terstruktur. Pada pengetahuan jenis tersebut, proses penjelasannya bisa lebih mudah dilakukan menggunakan media tertentu dan dapat dikelola menggunakan sistem knowledge management.

Keuntungan Penerapan Knowledge Management

Keuntungan Penerapan Knowledge Management

Berguna untuk meningkatkan keahlian dan skill dari para pekerjanya, knowledge management merupakan sebuah alat yang amat penting bagi perusahaan mana pun. Selain itu, ada beragam keuntungan lain yang bisa didapatkan dari penerapan knowledge management system, antara lain:

Kinerja lebih efisien.
Kemampuan untuk mengambil keputusan dengan lebih efektif dan cepat.
Meningkatkan kolaborasi antar karyawan.
Optimasi pada proses pelatihan.
Meningkatkan retensi serta kebahagiaan karyawan akibat adanya peningkatan pelatihan, inovasi, dan ilmu pengetahuan.

Dalam kata lain, penerapan pengelolaan pengetahuan secara keseluruhan mampu membuat semua proses serta aktivitas perusahaan menjadi efektif. Di samping itu, hal ini juga bisa membuat komunikasi antara atasan dan karyawan menjadi lebih baik sebab adanya pembagian wawasan dengan lebih adil serta menyeluruh.

Lalu, melalui pemanfaatan pengetahuan tersebut, perusahaan akan mendapatkan manfaat lain berupa:

Penciptaan produk maupun jasa yang lebih berkualitas.
Pengembangan strategi dengan lebih efektif.
Peningkatan laba perusahaan.
Peningkatan efisiensi operasional serta produktivitas karyawan.
Memaksimalkan penggunaan kemampuan dan keahlian yang sudah ada sebelumnya.
Mengetahui tren pasar serta bisa mengambil langkah bisnis lebih cepat ketimbang kompetitor.

Adanya kolaborasi berdasarkan pengetahuan dan wawasan mampu memberi pandangan serta opini lebih beragam terkait proses pengambilan keputusan. Sehingga, semua keputusan yang diambil perusahaan pasti bisa didasarkan pada keahlian serta pengalaman yang bersifat kolektif.

Kelemahan Penerapan Knowledge Management

Walaupun memiliki beragam keuntungan di atas, penerapan knowledge management juga memiliki beberapa kelemahan. Berikut adalah beberapa tantangan yang harus dihadapi perusahaan ketika menerapkan pengelolaan pengetahuan ini.

Sulit menemukan cara efisien dalam mencatat wawasan atau pengetahuan terkait bisnis.
Semua informasi dan sumber yang didapatkan berisiko gampang ditemukan orang lain.
Lebih sulit mendorong individu untuk saling menggunakan, membagi, serta menerapkan pengetahuan.
Sulit mengintegrasikan pengelolaan pengetahuan dengan semua tujuan serta strategi dari bisnis perusahaan.
Penentuan dan penerapan teknologi pengelolaan pengetahuan menjadi lebih menantang.
Membutuhkan waktu untuk mengintegrasikan pengelolaan pengetahuan pada proses maupun sistem informasi yang telah ada sebelumnya.

Tingkatkan Informasi dan Pengetahuan Perusahaan dengan Knowledge Management

Itulah penjelasan mengenai apa itu knowledge management, manfaat, jenis, hingga keuntungan dan kelemahannya. Sebagai alat, metode, atau strategi yang berguna untuk mempertahankan, mengorganisir, menganalisis, meningkatkan, dan membagikan informasi, perusahaan tentu wajib mengetahui pengertian dari pengelolaan pengetahuan ini. Barulah dengan begitu efisiensi perusahaan bisa meningkat dan lebih mudah dalam menyimpan atau mengelola pengetahuan yang telah didapatkan untuk keperluan bisnis maupun operasionalnya.