Mengenal Tentang Apa Itu Surat Permohonan dan Contohnya sesuai Tujuan dan Kebutuhan

Dalam dunia kerja, seorang karyawan pasti pernah mengajukan permohonan izin untuk cuti atau kebutuhan mendesak tertentu lainnya. Proses pengajuan izin tersebut tentu tidak boleh hanya dilakukan secara lisan saja. Karyawan tersebut harus mencantumkan surat permohonan dengan isi yang disesuaikan dengan tujuannya.

Tak hanya di dunia kerja, siswa SMK atau mahasiswa tingkat akhir yang ingin melakukan magang di suatu perusahaan tertentu juga diharuskan untuk membuat surat permohonan. Biasanya, surat permohonan tersebut sebagai dokumen formal yang menjadi bukti bahwa kegiatan magang yang akan dilakukan tersebut resmi diajukan untuk kebutuhan menuntaskan jenjang pendidikan.

Memiliki peran penting dalam banyak hal, memahami tentang apa itu surat permohonan bukanlah hal yang sia-sia untuk dilakukan. Mempelajari contoh dari surat permohonan tersebut berdasarkan fungsi dan tujuan pembuatannya pun hendaknya wajib dilakukan, terlebih bagi para karyawan sebuah perusahaan maupun mahasiswa.

Bahkan, keperluan untuk mengajukan rekomendasi kerja atau beasiswa, meminta bantuan, hingga dana pun memerlukan keberadaan surat permohonan ini. Nah, daripada bingung tentang apa itu surat permohonan dan bagaimana cara membuatnya, simak penjelasannya berikut ini. 

Apa Itu Surat Permohonan dan Tujuan Pembuatannya?

Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, surat permohonan adalah dokumen formal yang biasa digunakan untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Secara umum, yang dimaksud dengan surat permohonan adalah surat yang ditulis secara individu, organisasi, maupun badan usaha guna memohon satu hal tertentu kepada suatu pihak atau instansi lain.  

Dalam membuat surat permohonan tentu ada tujuan tertentu yang ingin diraih atau disampaikan secara formal dan resmi. Oleh karena itu, gaya tulisan dalam pembuatan surat permohonan harus formal serta mengikuti format umum yang biasa digunakan oleh kebanyakan individu atau instansi. 

Jenis dari surat permohonan juga cukup beragam, sesuai dengan maksud dan tujuannya. Beberapa jenis yang paling umum dibuat adalah surat permohonan untuk rekomendasi, izin, magang, bantuan, dan dana.

Baca Juga: Lagi Melamar Kerja? Yuk, Siapkan Surat Rekomendasi Kerja

Format Surat Permohonan

Selain hal di atas, surat permohonan juga harus dibuat dengan menggunakan format yang telah ditentukan. Format pembuatan surat permohonan tersebut harus meliputi:

• Kop Surat*

  Biasanya dalam sebuah surat resmi, terdapat kop surat yang biasanya terletak di bagian paling atas. Kop surat sendiri memiliki fungsi untuk menyampaikan informasi kepada penerima mengenai “oleh siapa” atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. 

  Selain itu, kop surat juga menunjukkan keresmian dari pengirimnya. Sehingga, penerima bisa lebih cepat dan serius dalam menanggapinya.

  *Ada beberapa kondisi yang tidak mengharuskan penggunaan kop surat.

• Nomor Surat

  Nomor surat sangat penting untuk si pengirim dan penerima karena nomor tersebut dapat digunakan untuk proses pengarsipan. 

• Tempat & Tanggal Surat Dibuat

  Tempat dan tanggal surat merupakan bagian yang juga tidak kalah penting dari bagian lainnya. Karena tempat dan tanggal surat memiliki fungsi untuk menjelaskan di mana dan kapan surat permohonan itu dibuat. 

• Perihal

  Pada bagian ini akan dijelaskan inti pokok dari dibuatnya surat permohonan tersebut. 

• Isi

  Bagian ini biasanya dibagi menjadi tiga, yaitu:

  1. Pembuka : biasanya berisikan kata salam. Seperti, dengan hormat, salam sejahtera, assalamualaikum, dan lain sebagainya. Selain itu, pada bagian ini biasanya pengirim akan memperkenalkan dirinya.
  2. Isi : jelaskan informasi utama yang ingin disampaikan. Buat penjelasan selengkap mungkin dengan kalimat formal.
  3. Penutup : pada bagian ini biasanya pengirim atau pembuat surat akan menuliskan harapannya juga ucapan terima kasih.

• Nama serta Tanda Tangan di atas Materai

  Terakhir, setiap pengirim wajib mencantumkan nama lengkap beserta tanda tangan yang digoreskan di atas materai 6000. 

• Lampiran

  Dokumen lain yang disertakan untuk melengkapi surat permohonan tersebut.

Jadi, pastikan untuk mengikuti format pembuatan surat permohonan tersebut agar kesan formal dalam dokumen resmi tidak hilang. 

Baca Juga:  Contoh Surat Lamaran Kerja yang Tepat

Contoh Surat Permohonan untuk Rekomendasi

Jenis surat permohonan yang pertama adalah untuk rekomendasi. Biasanya, pembuatan surat permohonan untuk rekomendasi ini digunakan bagi siswa, mahasiswa, atau karyawan yang ingin mendapatkan beasiswa, pekerjaan, pengadaan kegiatan atau acara, dan lain sebagainya. Isi dari surat permohonan jenis ini adalah penilaian atas kinerja atau prestasi yang dimiliki oleh pemohon.

Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk rekomendasi:

1. Contoh Surat Permohonan untuk Izin

Surat permohonan jenis yang kedua adalah untuk kebutuhan izin yang diajukan kepada orang lain ataupun pihak lain. Biasanya, surat permohonan ini dibuat karena ada keperluan atau kegiatan yang mengharuskan pemohon untuk menghadirinya. Tidak hanya itu saja, surat permohonan izin juga dapat digunakan jika Anda ingin menggunakan suatu tempat dan masih banyak lagi.

Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk izin:

 

Sumber: rocketmanajemen.com

2. Contoh Surat Permohonan untuk Magang

Selanjutnya adalah surat permohonan untuk kebutuhan magang. Sudah dapat dipastikan bahwa surat permohonan jenis ini banyak dibuat oleh mahasiswa tingkat akhir atau siswa SMK yang harus melakukan magang sebagai syarat menyelesaikan pendidikan. 

Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk magang:

 

Sumber: academia.edu

3. Contoh Surat Permohonan untuk Bantuan

Tidak hanya untuk keperluan pekerjaan ataupun pendidikan, surat permohonan juga dapat digunakan untuk meminta bantuan kepada suatu pihak tertentu. Salah satu contoh dari surat permohonan jenis ini adalah permintaan bantuan dana untuk meringankan beban biaya sekolah.

Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk bantuan:

 

Sumber: dentmasoci.com

4. Contoh Surat Permohonan untuk Dana 

Hampir sama dengan jenis surat permohonan untuk bantuan, ada juga surat permohonan untuk dana. Lebih spesifik, pemohon dari surat permohonan ini secara langsung menyatakan tujuannya yaitu meminta dana untuk memenuhi suatu keperluan. Biasanya, surat permohonan ini digunakan untuk oleh penyelenggara sebuah acara atau event yang mencari sponsor kepada suatu perusahaan atau brand tertentu.

Berikut adalah contoh dari surat permohonan untuk dana: 

 

Sumber: brainly.co.id

Baca Juga:  Contoh Surat Kuasa, Ini Jenis dan Struktur Penulisannya

Pahami Cara Membuat Surat Permohonan dengan Melihat Contohnya

Surat permohonan memang memiliki kegunaan yang banyak. Tak hanya untuk para karyawan di sebuah perusahaan, tapi juga bagi siswa SMK atau mahasiswa yang ingin mengajukan kesempatan magang. Jadi, mempelajari tentang apa itu surat permohonan serta cara membuatnya adalah hal yang penting untuk dilakukan.