Info Umum

Mengenal Retensi Beserta Jenis, Manfaat, Alur Kerja, Cara Pengelolaan dan Pemberlakuannya dalam Proyek Konstruksi Bangunan

Edited by Yordian Novianus 27 Juli 2023

Istilah retensi kerap digunakan dalam berbagai bidang, salah satunya dalam jasa konstruksi dan proyek pembangunan properti. Retensi adalah jumlah termin yang ditahan dan belum dibayarkan sampai kondisi yang ditentukan dalam kontrak sudah terpenuhi untuk pembayaran jumlah yang tercantum.

Retensi juga seringkali disebut sebagai progress billing. Pada dasarnya, retensi didapatkan dengan kesepakatan dua belah pihak, baik pemberi kerja proyek maupun yang mengerjakannya. Dan di dalam perjanjian tersebut, terdapat penahanan yang dilakukan sesuai syarat serta ketentuan yang telah disepakati bersama.

Bingung Cari Produk KPR Terbaik? Cermati punya solusinya!

Bandingkan Produk KPR Terbaik!

Pahami dulu Pengertian dan Arti Retensi

Retensi dalam Dunia Properti

Sederhananya, arti retensi secara harfiah adalah penyimpanan atau penahanan. Adapun masa retensi dalam dunia properti atau proyek pembangunan adalah suatu jangka waktu atau periode bagi penyedia layanan konstruksi untuk melakukan pemeliharaan.

Dalam ranah jasa konstruksi, penyedia mendapatkan pembayaran prestasi pekerjaan setelah dikurangi angsuran pengembalian uang muka serta retensi dan denda. Retensi mempunyai besaran lima persen dan merupakan jaminan pemeliharaan pekerjaan.

Ini berarti, PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) akan menahan sebagian pembayaran prestasi pekerjaan. Caranya yakni dengan memperhitungkan serta memotong setiap pembayaran yang dilakukan sebesar lima persen. Hal ini merupakan jaminan bahwa penyedia mempunyai kewajiban untuk melakukan masa pemeliharaan.

Mengenal Jaminan Pemeliharaan atau Warranty Bond

Jaminan pemeliharaan atau retensi berfungsi untuk menjamin kesanggupan prinsipal (Obligee) dalam memperbaiki kerusakan setelah proyek selesai, sesuai dengan diperjanjikan dalam kontrak dengan sebagaimana mestinya.

Biasanya, jaminan pemeliharaan ini juga kerap disebut sebagai Warranty Bond, Retention Bond atau Jaminan Retensi.

Apa Saja Jenis Retensi?

Menggali lebih jauh berdasarkan jenisnya, retensi sendiri dapat dibedakan menjadi:

Retensi yang bertautan dengan proyek konstruksi bangunan

Masa retensi dalam proyek bangunan menjadi kurun waktu yang tersedia untuk melakukan perbaikan serta penilaian. Hal ini dilakukan oleh pihak penyedia jika ternyata ditemukan kecacatan atau ketidaksempurnaan mutu proyek yang sedang dilangsungkan.
Retensi arsip yang berkaitan dengan kearsipan atau record

Masa retensi kearsipan merupakan waktu penyimpanan arsip/ catatan yang berguna sebagai panduan penyusutan dari catatan/ record/ arsip tersebut. Adapun untuk penentuan kurun waktu penyimpanannya disesuaikan dengan nilai guna pada setiap berkas record/ arsip tersebut.

Apakah Itu Masa Retensi?

Istilah lain dari masa retensi ialah masa pemeliharaan. Masa retensi berlaku setelah penyedia menyelesaikan semua tugas dan serah terima pekerjaan ke PPK (Pejabat Pembuat Komitmen). Saat hal itu dilakukan, maka proyek tersebut sudah mulai memasuki masa retensi.

Masa retensi menjadi jangka waktu bagi penyedia jasa dalam melakukan evaluasi, perawatan proyek dan pemantauan hasil kerja. Masa retensi berlangsung selama periode pertanggungan dan terhitung mulai tanggal penyerahan pekerjaan untuk pertama kali (Provisional Hand Over), sampai tanggal penyerahan pekerjaan terakhir (Final Hand Over).

Masa retensi merupakan waktu pemeliharaan proyek yang sudah sepenuhnya selesai. Ini berarti masa retensi tidak termasuk waktu untuk yang dihitung untuk menyelesaikan sisa tugas proyek yang belum rampung.

Selama masa retensi, penyedia wajib memantau hasil kerja serta memastikan tak ada kerusakan dalam kelangsungan proyek. Pasalnya, semua biaya perbaikan kerusakan dan perawatan ketika masa retensi harus ditanggung oleh pihak penyedia.

Masa retensi terpendek dalam proyek pengerjaan bangunan permanen ialah enam bulan. Sedangkan untuk proyek pekerjaan yang semi permanen umumnya tiga bulan, atau bisa lebih dari tahun anggaran.

Manfaat Retensi dalam Proyek Konstruksi Bangunan

Retensi bisa menjadi jaminan pemeliharaan ketika seseorang membeli rumah indent. Berikut beberapa manfaat retensi dan masa pemeliharaan selama proyek konstruksi bangunan berlangsung:

Untuk membiayai perbaikan saat terjadi pemutusan kontrak selagi masa retensi/ pemeliharaan,
Untuk memastikan pihak kontraktor membereskan proyek sesuai kondisi yang sudah disetujui,
Sebagai bukti otentik yang nyata dalam menghadapi kontraktor jika ternyata terjadi kegagalan atau standar pekerjaannya tak terpenuhi,
Sebagai ketersediaan dana jika kontraktor lain/ pengganti dan subkontraktor diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan,
Sebagai bukti kepercayaan dan kekuatan pemilik proyek dengan jaminan uang.

Sebagai info pelengkap, adapun kontrak konstruksi dibagi ke dalam dua kelompok, yaitu:

Pekerjaan konstruksi yang masa retensinya berakhir di tahun anggaran yang sama dengan masa pelaksanaan proyek pekerjaan konstruksinya,
Pekerjaan konstruksi yang masa retensinya melewati tahun anggaran.

Selain itu, pemutusan kontrak di masa retensi yang melewati tahun anggaran pun bisa terjadi. Yakni pemutusan kontrak pada bulan di tahun anggaran yang sama, atau yang terjadi pada di bulan di tahun anggaran berikutnya.

Ulasan Mengenai Hak Retensi

Retensi menjamin hal yang sangat berharga dan disepakati oleh seluruh pihak yang terlibat. Hak retensi bisa menerima kuasa dalam menahan sesuatu yang kelak menjadi penerima kuasa hak untuk memegang sesuatu yang akan dikembalikan.

Hak retensi merupakan hak untuk bisa memegang sesuatu sampai piutangnya selesai dan dilunasi. Hak retensi disebutkan dalam Hak KUHPer Pasal 1812 yaitu, “Penerima bentuk kuasa yang berhak menahan pemberi kuasa yang ditangannya kepadanya segala sesuatu yang akan dituntut dari akibat pemberian kuasa.”

Ini berarti, dalam menjalankan hak serta kekuasaannya tak akan terlepas dari retensinya atau masa pemeliharaannya. Termasuk di antaranya ialah menunjuk seseorang sebagai pengganti jika terjadi suatu masalah. Apabila diberi kekuatan tanpa menyebutkan orang tertentu, maka hal itu akan membantu kekuatannya.

Bagaimana Cara Mengelola Retensi?

Saat kontrak konstruksi sudah rampung, maka pihak kontraktor akan menerima bayaran 95% dari harga kontrak pekerjaannya. Sisanya yang lima persen dari nilai kontrak akan dipegang dulu sebagai uang retensi—untuk ditahan dan disimpan.

Apabila ada ketidaksempurnaan, hal itu harus diperbaiki agar sisa uangnya bisa segera cair. Agar lebih jelas lagi, ikuti beberapa cara pengelolaan retensi sebagai berikut:

Temukan cara efektif agar proyek konstruksi pembangunan berjalan lancar,
Semua proyek harus tampak jelas sewaktu penilaian kompetitif,
Tunjukkan proyek dengan perusahaan yang akan menjalin kontrak kerjasama,
Jelaskan hal-hal yang berkenaan dengan proyek serta jalur karier.

Alur Kerja pada Masa Pemeliharaan/ Retensi

Pemeriksaan Bangunan

PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) atau pihak pengawas pekerjaan akan memeriksa setiap hasil kerja yang sudah rampung. Setelahnya, PPK memberikan pemberitahuan kepada pihak penyedia jika terjadi cacat mutu atau ketidaksempurnaan kualitas sewaktu masa retensi yang tercantum dalam kesepakatan kontrak.

Jika ada ketidaksesuaian, maka pihak penyedia harus melakukan perbaikan yang terjadi sesuai waktu yang telah ditentukan. Setelah semuanya sudah dirampungkan, maka penyedia bisa mengajukan penyerahan pekerjaan akhir kepada pihak pengawas pekerjaan secara tertulis.

Selanjutnya, pembayaran sisa kontrak yang belum lunas akan dilakukan oleh PPK. Atau bisa juga dengan mengembalikan jaminan sewaktu masa retensi berlangsung. Namun, jika pihak penyedia tak melakukan kewajibannya selama masa pemeliharaan, maka PPK akan dengan sepihak memutuskan kontrak kesepakatan.

Apabila hal itu terjadi, maka penyedia jasa akan terkena sanksi. Sanksi tersebut berupa daftar hitam selama setahun, serta tak ada pembayaran uang retensi atau pencairan surat jaminan.

Seperti diketahui, ketentuan ini ditetapkan sesuai berdasarkan Peraturan Menteri PUPR Nomor 14 Tahun 2020 dan Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018. Di samping itu, PPK juga berhak memakai retensi guna pembiayaan pemeliharaan dan atau perbaikan.

Kalau ada angka sisa setelah pemakaian uang pencairan surat jaminan perawatan/ retensi, maka PPK wajib menyetorkannya secara langsung kepada Kas Negara.

Pemberlakuan Masa Retensi

Penting untuk diketahui, pemberlakuan retensi dalam proyek dilakukan hanya jika terjadi kerusakan yang diakibatkan oleh kesalahan pekerjaan pihak kontraktor. Jadi, jika suatu kerusakan terjadi akibat kesalahan pemakaian dari pengguna, maka retensi tidak akan berlaku.

Adapun untuk penyelesaian pekerjaannya akan dikenakan biaya dengan besaran tertentu yang sesuai dengan tingkat kerusakannya. Dan umumnya, masa penahanan pembayaran atau retensi ini berlaku tiga hinga dua belas bulan.

Hal tersebut bergantung ke pasal yang tertera di dalam kontrak suatu proyek pembangunan. Setelah masa retensi atau masa pemeliharaan sudah sesuai berdasarkan perjanjian, maka uang yang disimpan atau ditahan akan dapat dibayarkan kepada pihak kontraktor.

Masa retensi dimulai setelah berita acara serah terima pekerjaan tahap satu didapatkan. Setelah masa retensi berakhir, pengecekan ulang dari pekerjaan kontraktor akan dilakukan. Jika hasil seluruh pekerjaan sudah sesuai kontrak, maka berita acara serah terima pekerjaan tahap kedua akan dibuat.

Setelah berita berita acara serah terima pekerjaan tahap kedua itu ditandatangani, maka kewajiban pihak kontraktor pun sudah selesai. Sehingga setelah itu, uang retensi bisa cair.

Demikianlah uraian informasi mengenai retensi, masa retensi, hak retensi, jenis retensi, manfaat dan pemberlakuan masa retensinya.