Tertarik Gunakan Virtual Office? Murah dan Efisien Lho, Ini Biaya dan Cara Sewanya

Semenjak pandemi panjang di Indonesia, banyak orang pun akhirnya terpaksa harus mengatur ulang strategi memulai bisnis atau agar tetap bisa mempertahankan bisnis mereka. Sejak himbauan bekerja dari rumah (work from home) semakin banyak diterapkan di berbagai tempat usaha, virtual office pun menjadi pilihan trik baru yang popular dikalangan para pebisnis Indonesia saat ini.

Lebih murah, virtual office pun banyak dipilih untuk dijadikan cara lain dalam memulai sebuah usaha/bisnis. Terutama untuk Anda yang memiliki klien jauh, punya dana terbatas dan baru merintis. Itu karena dengan virtual office, biaya menyewa kantor pun bisa dipotong bahkan dihilangkan dari pos pengeluaran.

Bingung cari Kartu Kredit Terbaik? Cermati punya solusinya!

Bandingkan Produk Kartu Kredit Terbaik!  

Apa Itu Virtual Office?

virtual office

kantor virtual merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan efisiensi dalam menjalankan bisnis. Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah ruang kerja yang lokasinya berada di internet, di mana seseorang atau kelompok bisa melakukan pekerjaan mereka dalam dunia bisnis tanpa harus punya lokasi “fisik” usaha mereka.

Dengan virtual office, Anda tidak perlu menyewa kantor sesungguhnya dan cukup menggunakan virtual location untuk perusahaan agar bisa menggunakannya sebagai alamat untuk berkirim surat atau mencantumkan nomor telepon perusahaan.

Namun, saat menggunakan layanan kantor virtual, Anda sudah harus memiliki badan hukum yang jelas. Perusahaan Anda harus sudah menggunakan CV atau PT yang sudah diatur dalam UU No. 40 Tahun 2007 meskipun menggunakan sistem virtual office.

Keuntungan Menggunakan Virtual Office

keuntungan virtual office

Untuk para pebisnis pemula yang baru akan merintis bisnis pertamanya, tentu saja penggunaan sistem virtual office akan jauh lebih murah. Dengan kantor virtual ada beberapa biaya pengeluaran yang bisa dipotong bahkan dihilangkan.

Berikut penjelasan lengkap soal keuntungan menggunakan virtual office untuk berbisnis:

1. Biaya Sewa Kantor yang Lebih Murah

Biaya sewa kantor yang dimaksud disini adalah ketika klien meminta untuk bertemu dan Anda bisa memanfaatkan layanan coworking space atau kantor bersama seperti CoHive, Kantorkuu atau Greenhouse untuk meeting dengan klien atau meeting rutin bulanan dan tahunan dengan karyawan.

Dengan memanfaatkan coworking space, Anda hanya perlu membayar biaya sewa ruangan meeting untuk beberapa jam sesuai dengan yang diperlukan. Apalagi coworking space saat ini tidak hanya menyediakan layanan wifi, tapi juga minuman dan snack yang cocok untuk dijadikan cemilan saat meeting dengan klien.

2. Menghilangkan Biaya Bulanan Fasilitas Kantor

Biaya yang dimaksud adalah biaya fasilitas yang harus dikeluarkan setiap bulan seperti listrik, air dan internet (wifi), termasuk juga biaya perawatan gedung kantor. Dengan virtual office kamu cukup membayar layanan virtual office yang dipilih dan biasanya hanya berkisar rata-rata Rp6 – Rp15 juta pertahunnya.

3. Menghilangkan Biaya Pengadaan untuk Karyawan Kantor

Karena virtual, artinya karyawan pun bekerja secara remote. Dengan begini Anda tidak perlu mengeluarkan biaya pengadaan khusus untuk karyawan seperti ATK (alat tulis kantor), meja, kursi, laptop, komputer, pantry, katering untuk karyawan dan keperluan lainnya.

4. Produktifitas Karyawan Meningkat

Dengan bekerja secara remote, karyawan bisa bekerja lebih fleksibel dan produktif karena bekerja sesuai dengan waktu yang dibutuhkan. Dengan begini, karyawan tidak perlu takut lagi terlambat karena harus berangkat ke kantor atau kecapaian karena jarak rumah yang jauh.

Baca Juga: Meningkatkan Kretivitas Hingga Karir, Ini Dia Keuntungan Bekerja di Coworking Space

Cara Memulai Bisnis dengan Virtual Office

cara memulai virtual office

Ada beberapa prosedur yang harus dilakukan untuk bisa memulai bisnis dengan virtual office yang sah/legal dan diakui secara hukum. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

1. Memilih Layanan Virtual Office

Sekarang sudah banyak yang menyediakan layanan virtual office lengkap dengan fasilitas alamat kantor yang jelas, jasa resepsionis untuk menerima surat dan telepon dan ruangan khusus untuk meeting dan pilihan lokasi yang strategis.

Jadi dengan begini, Anda tidak perlu takut jika ada klien yang tiba-tiba ingin bertemu dan Anda belum sempat booking coworking space untuk meeting. Cukup menggunakan service office yang disediakan oleh layanan virtual office untuk bisa bisa menggunakan fasilitas ruang meeting di virtual office.

2. Perhatikan Paket yang Ditawarkan

Untuk paket yang paling ekonomis biasanya anda hanya mendapatkan alamat domisili dan layanan surat menyurat. Meski demikian, ada pula yang memasukan pemakaian ruang meeting untuk waktu tertentu, atau juga sambungan langsung telefon ke nomor yang anda inginkan.

Tapi ada juga yang memasukan pemakaian ruang meeting untuk waktu tertentu atau penggunaan lounge meski anda membeli paket ekonomis. Jadi jangan hanya mencari 1 atau 2 layanan virtual office saja yah untuk perbandingannya.

Mereka yang menawarkan layanan virtual office adalah yang memiliki coworking space sekaligus agar sekaligus menyewakan ruangan untuk meeting seperti CoHive, xwork dan UnionSpace. Nah, biar Anda memiliki gambaran berapa harga layana virtual office, berikut kisaran biaya paket virtual office yang banyak ditawarkan:

  • Paket 1 Tahun tanpa Pembuatan PT mulai dari Rp6 juta
  • Paket 2 Tahun tanpa Pembuatan PT mulai dari Rp10 juta
  • Paket Virtual Office + Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) mulai dari Rp 7.000.000.
  • Paket Virtual Office + Pembuatan PT hingga selesai mulai dari Rp 16.000.000

3. Pelajari Cara Pembayaran Virtual Office

Ada virtual office yang menarapkan pembayaran di muka langsung untuk 12 bulan. Namun, ada juga yang skema pembayarannya lebih fleksibel tergantung dari paket yang ditawarkan.

4. Menentukan lokasi perusahaan untuk pengajuan CV atau PT

Anda perlu melampirkan alamat virtual office beserta dengan alamat lokasi usaha nyata. Alamat lokasi usaha nyata bisa berupa kantor atau tempat tinggal sebagai syarat utama untuk mendapatkan SIUP dan status perusahaan (CV atau PT). Jadi sebelum mengajukan SIUP pastikan Anda telah menggunakan layanan virtual office untuk mendapatkan alamatnya.

5. Mengajukan Surat Izin Usaha

Untuk mengajukan suran izin usaha Anda harus menentukan dulu badan usaha apa yang Anda inginkan untuk status perusahaan Anda, apakah itu CV atau PT.

Untuk mendirikan sebuah CV, berikut tahapan yang harus dilakukan:

  • Pembuatan akta pendirian CV, dilakukan di notaris. Harus ada setidaknya 2 pendiri, yang masing-masing berperan sebagai sekutu aktif dan sekutu pasif. Pembuatan akta dilakukan dengan menyertakan fotokopi masing-masing pendiri.
  • Pendaftaran akta pendirian CV ke panitera pengadilan negeri.
  • Pengurusan Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP). Surat ini didapatkan dari wilayah desa atau kelurahan setempat. Diajukan dengan beberapa persyaratan seperti fotokopi Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) dan fotokopi bukti kepemilikan tempat usaha atau kontrak sewa.
  • Membuat Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) badan usaha. Bisa dilakukan di kantor pajak terdekat. Saat pengajuan NPWP, Anda juga akan diminta melampirkan bukti Pajak Pendapatan (PPn) sewa gedung serta bukti pelunasan PBB.
  • Pengurusan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). Pembuatan surat bisa dilakukan ke Dinas Perdagangan setempat. Untuk usaha kecil dan menengah, pengajuan SIUP cukup dilakukan ke dinas kota atau kabupaten. Sementara itu, untuk SIUP perusahaan besar, dilakukan di tingkat provinsi.
  • Saat pengajuan SIUP, Anda akan diminta melampirkan beberapa syarat yaitu Surat Izin Tempat Usaha (SITU) atau Surat Izin Gangguan dan pas foto pimpinan perusahaan ukuran 3×4.
  • Ke dinas perdagangan tingkat kota atau kabupaten untuk melakukan Pengurusan Tanda Daftar Perusahaan.

Untuk mendirikan badan usaha berstatus PT, berikut langkah-langkahnya:

  • Mengajukan nama PT melalui notaris dengan Sistem Administrasi Badan Hukum (Sisminbakum) yang dimiliki oleh Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham).
  • Melampirkan fotokopi KTP pendiri dan pengurus perusahaan dan i Kartu Keluarga (KK) pendiri dan pengurus perusahaan ketika mengajukan nama PT.
  • Pembuatan akta pendirian PT lewat notaris dengan di dalam akta telah tertulis informasi nama perusahaan, bidang yang dijalankan, daftar nama pemilik modal, jumlah modal dasar, modal yang disetor, serta struktur perusahaan.
  • Membuat Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) ke camat tempat perusahaan berdomisili dengan melampirkan salinan akta perusahaan, fotokopi PBB, KTP direktur, IMB, serta perjanjian sewa dan kontrak.
  • Pembuatan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
  • Pengurusan BPJS Ketenagakerjaan dengan melampirkan SKDP dan surat izin lainnya.
  • Mengajukan SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
  • Pengajuan TDP (Tanda Daftar Perusahaan) di dinas perindustrian, perdagangan, koperasi, dan UMKM tingkat kota atau kabupaten.
  • Terakhir, perusahaan yang telah terdaftar harus diumumkan lewat BNRI (Berita Negara Republik Indonesia). Dengan begitu, sebuah PT pun secara resmi memiliki badan hukum yang legal.

 Jika badan usaha telah terdaftar secara sah, maka Anda bisa dengan lebih tenang dalam menjalankan bisnis Anda. Tapi perlu diingat, surat izin usaha untuk perusahaan yang menggunakan layanan kantor virtual berdurasi selama 1 tahun.

Anda diperbolehkan memperpanjang izin tersebut. Dengan catatan, tidak ada pelanggaran yang terjadi selama pengoperasian perusahaan.

Baca Juga: Co–Living Cara Baru untuk Meningkatkan dari Karir Hingga Bisnis

Fisik atau Virtual, Pilih Bisnis yang Sesuai dengan Passion dan Keahlian Anda

Apapun jenis tempat usahanya yang terpenting dari menjalankan sebuah bisnis adalah komitmen dan keahlian yang dimiliki. Jadi, ketika Anda sudah memutuskan untuk menjadi seorang pebisnis, pastikan diri Anda sudah siap dengan berbagai risiko dan tantangan yang akan datang selama Anda menjalani bisnis tersebut. Jangan mudah menyerah dan jangan malu untuk terus belajar dari kesalahan.

Baca Juga: Seperti Apa Kantor Impian Millennials? Simak 4 Kriterianya