Pernah Dengar Istilah Surat Paklaring? Inilah Pengertian, Syarat Pembuatan, Fungsi, dan Contohnya

Bagi yang sudah bekerja selama bertahun-tahun, pernahkah Anda memutuskan untuk mencari pekerjaan di perusahaan lain atau mencoba profesi baru yang lebih menarik? Jika pernah, Anda mungkin sedikit banyak sudah mengetahui tentang apa itu surat paklaring. Sebab, surat ini seringkali diselipkan oleh para pencari kerja dengan banyak pengalaman agar resume terlihat lebih meyakinkan.

Namun, tahukah Anda apa yang sebenarnya dimaksud dengan surat paklaring? Walaupun tergolong sebagai surat yang banyak dibuat oleh para pekerja, tak sedikit orang yang masih menyamakannya dengan jenis surat serupa yang ternyata memiliki fungsi serupa. Sebagai contoh, surat paklaring sering diartikan sebagai surat pengalaman kerja, bukti pernah bekerja, rekomendasi tempat kerja sebelumnya, ataupun referensi kerja.

Fungsi surat paklaring tidak bisa dianggap remeh. Selain berguna untuk melancarkan proses mendapatkan pekerjaan selanjutnya, surat ini juga dapat dipakai untuk mengurus BPJS Ketenagakerjaan, beasiswa profesional, hingga mengajukan pinjaman di lembaga keuangan.

Surat paklaring juga biasanya diterbitkan oleh perusahaan atau tempat seseorang pernah bekerja dengan berbagai persyaratan. Oleh karenanya, sebelum memutuskan untuk berpindah profesi atau tempat kerja, sebaiknya karyawan terlebih dahulu mengurus pembuatan surat ini. Nah, agar tidak keliru lagi dalam memahami apa itu surat paklaring, simak penjelasannya berikut ini.

Apa Itu Surat Paklaring?

Surat paklaring merupakan dokumen yang dapat menunjukkan pengalaman seseorang pernah bekerja pada sebuah perusahaan di posisi tertentu. Isi dari dokumen paklaring adalah menjelaskan jenjang karier, mulai dari awal masa bekerja sampai akhir masa bekerjanya. Yang pasti, surat ini dikeluarkan dan diterbitkan oleh tempat kerja atau perusahaan yang ditinggalkan sebelum akhirnya melamar dan pindah kerja ke perusahaan baru.

Selain di perusahaan atau tempat kerja sebelumnya, surat paklaring juga dapat diterbitkan oleh lembaga kecil. Hal ini karena lembaga kecil juga memiliki hak untuk menerbitkan paklaring tersebut. Jadi, pembuatan surat tersebut tidak terbatas oleh perusahaan saja.

Pada umumnya, surat paklaring ini digunakan sebagai syarat lampiran berkas atau dokumen ketika mendaftar atau melamar pekerjaan di perusahaan baru. Bahkan, tak sedikit perusahaan besar dan juga startup berkembang yang menjadikan surat ini sebagai syarat bagi calon pekerja yang akan melamar pekerjaan sebagai bukti pernah bekerja.

Melalui surat paklaring pula perusahaan baru tempat karyawan melamar dapat menilai kualitas dan kapasitas seseorang. Kapasitas dapat terlihat dari prestasi dan juga kontribusi yang pernah diraih calon karyawan berdasarkan penjelasan di surat tersebut.

Baca Juga: Lagi Melamar Kerja? Yuk, Siapkan Surat Rekomendasi Kerja

Fungsi Surat Paklaring

Seperti yang telah disinggung sedikit sebelumnya, surat paklaring tidak hanya berfungsi sebagai pemulus proses mendapatkan pekerjaan selanjutnya. Akan tetapi, dokumen tersebut juga dapat digunakan untuk berbagai hal lain yang juga sama pentingnya. Apa sajakah fungsi surat paklaring?

  • Membuat BPJS Ketenagakerjaan

    Fungsi yang pertama adalah membuat BPJS Ketenagakerjaan. Seperti yang sudah banyak diketahui, BPJS Ketenagakerjaan perlu dimiliki oleh karyawan agar dapat mencairkan JHT atau Jaminan Hari Tua. 

    Kepemilikan dokumen tersebut perlu untuk dilakukan agar bisa mendapatkan seluruh atau sebagian dari jaminan tersebut. Jadi, agar bisa mendapatkan dana JHT, usahakan untuk memiliki surat paklaring yang telah dilegalisir sebagai pengganti surat keterangan bekerja.

  • Melamar Pekerjaan Selanjutnya

    Dalam tahapan rekrutmen kerja di beberapa perusahaan, pelamar akan diminta melampirkan surat paklaring ketika mengirimkan CV atau pasca wawancara. Tujuannya adalah menjadi bukti bahwa calon karyawan tersebut pernah bekerja pada perusahaan yang disebutkan tersebut.

    Walaupun tidak semua jenjang profesi membutuhkan dokumen tersebut, untuk jabatan supervisor ke atas sebagian besar pasti memerlukan surat paklaring. Oleh karena itu, jangan hilangkan kesempatan kerja di jabatan yang tinggi hanya karena tidak memiliki surat paklaring. 

  • Mendapatkan Beasiswa melalui Jalur Profesional

    Meski sudah bekerja dan memiliki pengalaman, tak menutup kemungkinan seseorang akan tetap ingin melanjutkan jenjang pendidikannya. Nah, dengan memiliki surat paklaring, kesempatan untuk bisa mendapatkan beasiswa melalui jalur profesional akan terbuka. 

    Biasanya, beasiswa jalur ini berguna bagi Anda yang ingin melanjutkan studi S2 ataupun doktoral yang diberikan oleh pemerintah maupun pihak swasta. Ada beberapa dokumen penting yang biasanya akan diminta oleh pemberi beasiswa pendidikan tersebut, salah satunya adalah surat paklaring. Bahkan, agar lebih meyakinkan, calon penerima beasiswa juga akan diminta memberikan surat rekomendasi dari atasan.

  • Mengajukan Pinjaman Bank dan Kartu Kredit

    Untuk bisa mengajukan pinjaman dana, KTA, KKB, atau KPR, seseorang biasanya harus memiliki status karyawan terlebih dahulu. Alasannya tentu tidak lain adalah untuk digunakan sebagai bukti calon debitur memiliki penghasilan tetap dengan nominal tertentu. Dengan begitu, dapat terlihat apakah cicilan dari pinjaman yang diajukan dapat dibayar atau tidak.

    Hal yang serupa juga berlaku saat akan mengajukan kartu kredit. Dengan melihat surat paklaring tersebut, bank dapat mengetahui kemampuan finansial Anda. 

Syarat Membuat Surat Paklaring

Sebelum menerbitkan surat paklaring, ada beberapa syarat yang wajib dipenuhi karyawan. Syarat-syarat tersebut menjadi acuan bagi perusahaan untuk dapat menerbitkan surat paklaring. Berikut uraiannya:

  1. Resign atau Mengundurkan Diri dengan Baik-Baik

    Tentu saja karyawan harus mengajukan pengunduran diri atau resign kerja dengan baik agar bisa mendapatkan surat paklaring. Bisa dibilang, syarat yang pertama ini adalah mutlak dan harus dilakukan karyawan agar bisa memiliki dokumen tersebut.

    Sebagai informasi tambahan, surat paklaring juga dapat digunakan sebagai surat referensi atau rekomendasi dari perusahaan sebelumnya. Jika karena suatu alasan karyawan meninggalkan tempat kerja dengan kesan yang negatif, perusahaan pasti tidak akan memberikan surat ini. Jadi, pastikan untuk mengakhiri masa kerja dengan kesan yang positif agar bisa memperoleh dokumen tersebut.

  2. Lama Kerja Minimal Satu Tahun

    Untuk bisa mendapatkan surat paklaring, karyawan harus memiliki masa kontrak kerja paling sedikit 1 tahun di suatu perusahaan. Jika di bawah waktu tersebut, karyawan dianggap masih belum matang dalam menjalankan kinerja profesinya. 

    Selain itu, syarat dalam mendapatkan surat ini juga berkaitan dengan etika berkarier. Dalam kata lain, seseorang yang memiliki masa kerja kurang dari 1 tahun akan dianggap sebagai ‘kutu loncat’ karena sering melakukan resign kerja dalam waktu yang relatif singkat. Oleh karena itu, pastikan masa kerja Anda lebih dari satu tahun agar bisa memiliki surat paklaring.

  3. Telah Memenuhi Semua Kewajiban Kerja

    Syarat yang ketiga ini juga berkaitan dengan syarat yang pertama. Dengan telah memenuhi dan menyelesaikan syarat serta kewajiban kerja, karyawan dapat meninggalkan kesan yang baik pada perusahaan yang akan ditinggalkannya. Dengan begitu, perusahaan tidak akan segan untuk menerbitkan surat paklaring.

    Perlu diingat pula jika surat tersebut berfungsi sebagai bekal dalam mendapatkan pekerjaan yang selanjutnya. Oleh karena itu, alangkah baiknya untuk memenuhi ketiga syarat tersebut agar perusahaan dapat memberikan surat paklaring.

Baca Juga: Melamar Kerja Lewat Website Perusahaan atau Situs Pencari Kerja? Pahami ini Dulu, Yuk!

Contoh Surat Paklaring

Dalam membuat surat paklaring, ada beberapa informasi yang wajib tercantum. Informasi tersebut meliputi nama lengkap, nomor induk karyawan, jabatan, lokasi kerja, dan juga masa kerja. Selain itu, surat paklaring juga akan dibubuhi dengan tanda tangan dari HRD dan stempel perusahaan. 

Untuk bisa mendapatkan dokumen ini, karyawan dapat mengajukannya ke HRD perusahaan. Jadi, selain berguna untuk memenuhi syarat administratif berbagai kebutuhan penting, memiliki surat paklaring juga dapat menjadi prestise yang membuktikan pengalaman bekerja di perusahaan ternama.

Pada umumnya, format surat paklaring haruslah memenuhi kaidah dari administrasi formal. Beberapa hal yang harus tecantum adalah sebagai berikut:

  • Kop surat atau identitas perusahaan.
  • Nomor surat.
  • Pengesahan yang dilakukan oleh atasan karyawan.
  • Isi surat.
  • Stempel serta tanda tangan guna mendukung legalitas dari penerbitan dokumen tersebut.

Untuk lebih jelas memahami bagaimana cara membuat surat paklaring, Anda dapat melihat beberapa contohnya berikut ini.

  • Contoh Surat Paklaring 1

Sumber: suratku.id

  • Contoh Surat Paklaring 2

Sumber: scribd.com

Urus Penerbitan Surat Paklaring sebelum Memutuskan Ganti Pekerjaan

Melihat dari fungsinya, surat paklaring dapat memberikan banyak kemudahan bagi karyawan yang akan memutuskan untuk resign dalam mendapatkan profesi selanjutnya. Memiliki dokumen tersebut juga dapat membantu para pekerja dalam mendapatkan haknya, seperti JHT. Selain itu, penuhi juga seluruh syarat pembuatan surat paklaring agar tidak menyesal saat sudah meninggalkan pekerjaan dan tidak memiliki dokumen tersebut. 

Baca Juga: Pencari Kerja Perlu Kenali 5 Ciri-ciri Penipuan Lowongan Kerja via Online